Assistent/in mit Drive und Zahlenflair

The Laboratory of Sustainability Robotics (LSR) is a world-leading group with research focus on the development of novel, biologically inspired flying robots for distributed sensing in air and water and autonomous robotic construction for digital infrastructure systems. The lab is based on a jointly funded Professorship by Empa and the Swiss Federal Institute of Technology in Lausanne (EPFL) and is specialised in robot design, hardware development and multi-modal robot mobility and has an aligned Competence Centre for Sustainability Robotics (CCSR).

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Drehscheibenfunktion übernehmen Sie zentrale administrative und koordinative Aufgaben rund um das LSR und des CCSR: 

• Sie organisieren die Administration des Labors und unterstützen den Leiter sowie die Gruppenleiten-den und Programmanagers im Tagesgeschäft 
• Sie verwalten das Bereichsbudget und betreuen die Forschungsprojekte im SAP, inklusive Projektcontrolling und -administration 
• Sie koordinieren die Erstellung von Finanzberichten und sind Ansprechperson für das Bestell-, Auftrags- und Rechnungswesen 
• Als Superuser betreuen Sie SAP und das Zeiterfassungssystem der Abteilung 
• Sie pflegen und aktualisieren Datenbanken (Publikationen, Konferenzen, Projekte, Aufträge, Adressen) und koordinieren die Archivierung 
• Sie verantworten die Öffentlichkeitsarbeit und betreuen die Social-Media-Kanäle des Labors 
• Sie aktualisieren die Websites des Labors und projektbezogener Plattformen 
• Sie organisieren Reisen, Meetings und Veranstaltungen/Konferenzen 
• Sie prüfen und korrigieren Zeiterfassungsdaten 
• Sie begleiten neue Mitarbeitende sowie internationale (Gast-)Wissenschaftler bei administrativen Anliegen 
• Sie übernehmen die administrative Leitung und Interaktion mit externen und internen Partnern (stakeholer management) inkl. Verwaltung von Emails

Ihr Profil

• Kaufmännische Grundausbildung, idealerweise mit Berufsmaturität oder Matura, sowie mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion 
• Erfahrung im Hochschulumfeld (ETH/Universität) ist ein Plus 
• Ausgeprägte Sozialkompetenz, Teamfähigkeit, Flexibilität und eine dienstleistungsorientierte Haltung 
• Zahlenflair sowie sehr gute organisatorische und koordinative Fähigkeiten 
• Selbständige, strukturierte und proaktive Arbeitsweise, insbesondere in einem agilen Umfeld 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich, mind. Level C1), weitere Sprachen von Vorteil 
• Versierter Umgang mit MS Office, SAP und Internetanwendungen, Kenntnisse in Bildbearbeitungsprogrammen sind wünschenswert

Unser Angebot

Eine abwechslungsreiche Position in einer der dynamischsten wissenschaftlichen Institutionen Europas – mit attraktivem Arbeitsplatz in Dübendorf. Die 80-100%-Stelle ist vorerst auf ein Jahr befristet. Aufgrund des Wachstums der Abteilung bestehen sehr gute Chancen auf unbefristete Anstellung. Sie arbeiten eng mit der Abteilungsassistenz und Projektmanagement der Empa/EPFL in Lausanne zusammen und brauchen täglich Ihre sehr guten Fremdsprachenkenntnisse. Nutzen Sie die Gelegenheit, sich mit uns weiterzuentwickeln!