Executive Assistant to the CEO Exhibitions & Events (m/w/d), 60 - 100%

Über die Rolle

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant to the CEO Events & Exhibitions.

In dieser vielseitigen und verantwortungsvollen Funktion unterstützt du den CEO der Division Exhibitions & Events als vertrauensvolle Sparringspartnerin bzw. vertrauensvoller Sparringspartner im operativen und strategischen Tagesgeschäft. Du trägst wesentlich dazu bei, die Effizienz und Wirksamkeit des CEO sowie der gesamten E&E-Division sicherzustellen.

Du agierst als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern, koordinierst komplexe Prozesse und trägst aktiv dazu bei, Veränderungen innerhalb der Organisation erfolgreich umzusetzen.

Deine Aufgaben

• Proaktive Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft
• Selbstständige Koordination und Priorisierung eines komplexen Kalenders
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Agenden, Protokollen und Präsentationen
• Planung und Koordination nationaler und internationaler Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Leadership Meetings und Management Review
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Koordination von Team- und abteilungsübergreifenden Themen
• Organisation von internen Events, Workshops und Business Meetings
• Verwaltung sensibler und vertraulicher Informationen mit höchster Diskretion
• Koordination bereichsübergreifender Themen und Follow-ups
• Sicherstellung der Nachverfolgung von Entscheidungen und Massnahmen

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Direktionsassistenz oder vergleichbare Qualifikation; betriebswirtschaftliches Verständnis von Vorteil
• 5+ Jahre Berufserfahrung in der Unterstützung von Geschäftsleitungsmitgliedern oder C-Level-Führungskräften
• Erfahrung im Projektmanagement
• Erfahrung in einem internationalen Umfeld
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Hohe Diskretion, Zuverlässigkeit und professionelles Auftreten
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborations- und Kommunikationstools
• Kenntnisse in den Bereichen Compliance und Governance von Vorteil
• Interkulturelle Sensibilität und professioneller Umgang mit internationalen Anspruchsgruppen
• Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgeprägte Kommunikations-, Kooperations- und Beziehungsmanagementfähigkeiten
• Verhandlungsgeschick und diplomatisches Auftreten
• Hohe Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens Niveau C1); weitere Sprachkenntnisse sind willkommen

Das erwartet dich

• Eine Schlüsselrolle in einem internationalen und dynamischen Umfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO der Division Exhibitions & Events
• Viel Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
• Ein engagiertes Team und kurze Entscheidungswege

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Wer wir sind und was wir bieten

MCH Group mit Hauptsitz in Basel, Schweiz, ist ein international tätiges Erlebnismarketing-Unternehmen mit einem umfassenden Dienstleistungs- Netzwerk. Wir organisieren rund 90 Eigen- und Gastevents im In- und Ausland, u.a. Art Basel, Swissbau und Giardina. Teile unserer Gruppe sind in Dubai, Hong Kong, Nordamerika und Paris tätig.

Unsere rund 800 Kolleginnen und Kollegen schätzen die grosse Flexibilität bei Arbeitszeiten, Home Office und On-Site Präsenz. Wir bieten ausserdem überdurchschnittliche Sozialleistungen, Beteiligung am U-Abo (Jobticket), Lunchbons, freien Eintritt an den eigenen Messen u.v.m

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!