Spezialist/-in Geschäftsführung / Vorlagenmanagement

Das Kommando Ausbildung (Kdo Ausb) verantwortet die Ausbildung innerhalb der Schweizer Armee – von der Rekrutierung über die allgemeine Grund- bis zur Kaderausbildung für die Miliz und das Berufsmilitär. Zum Kdo Ausb gehören die Höhere Kaderausbildung, das Personelle der Armee, fünf Lehrverbände, das Ausbildungszentrum sowie die Fachstelle Frauen in der Armee und Diversity. Ein Drittel der rund 2'350 Mitarbeitenden sind in zivilen Berufen im wissenschaftlichen, technischen, medizinischen, psychologischen, administrativen oder sportlichen Bereich tätig und tragen zusammen mit dem Berufsmilitär zum Erfolg bei.
Die Schweizer Armee beschäftigt über 9'000 Mitarbeitende in vier militärischen und rund 200 zivilen Berufen – und dies an 110 Standorten schweizweit. Auch für den Nachwuchs ist gesorgt: Die Schweizer Armee bildet in über 30 Berufen Lernende aus.

Aufgaben

• Alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Geschäftszuweisung und –abwicklung für das Kommando Ausbildung (Triage, Geschäftssteuerung, Qualitätssicherung, Termineinhaltung) mitverantworten
• Bei der Weiterentwicklung und Gestaltung der Geschäftsprozesse (insbesondere Workflows) des Kommandos Ausbildung und der Gruppe Verteidigung sowie bei der Förderung der Geschäftsprozessautomatisierung inkl Programmierung der Fachdaten mitwirken
• Die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeitenden des Stabes Kommando Ausbildung in der Anwendung des Systems ACTA NOVA und der GEVER-Prozesse sowie die bundesamtweite Ausbildung der Mitarbeitenden im Bereich der Konfigurationen von Workflows und Fachdaten im System ACTA NOVA sicherstellen
• Die Chefin Geschäftsführung beim Aufbau, bei der Weiterführung und Bereinigung der digitalen Dokumentenablage sowie beim Ausbau und der Pflege des Wissensmanagements im Tagesgeschäft unterstützen
• Die Mitarbeitenden des Stabes bei der Auswahl der vorschriftskonformen und effizientesten Dokumentenablage beraten

Anforderungen

• Höhere Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder gleichwertige Ausbildung sowie 2-3 Jahre funktionsrelevante Erfahrung
• Gute aktive Kenntnisse mindestens einer zweiten Amtssprache
• Sehr gute Kenntnisse der GEVER-Anwendung (Technik und Systemumgebung, GEVER-Experte/in 2, Organisationsvorschriften, GEVER-Vorschriften, Registraturplan)
• Sehr gute EDV-Kenntnisse sowie hohe Eigeninitiative und Interesse an der Weiterentwicklung und Verbesserung bestehender Prozesse und Systeme
• Ausgeprägte Kunden- und Dienstleistungsorientierung, verbunden mit Eigenverantwortung und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpersonen
• Berufserfahrung in der Militärverwaltung von Vorteil