A-235_Front Office Assistant

Einleitung

Du suchst per sofort einen temporären Einsatz für 3-4 Monate und bist sprachgewandt, serviceorientiert und hast Freude am Kontakt mit Menschen? Bist du bereit, beim Aufbau und Umzug eines neuen Produktionsstandorts mitzuwirken?

Dann bist du genau richtig die richtige Persönlichkeit für unseren Kunden mit Standort in Zug

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Besucher, Kunden und Lieferanten sowie herzlicher und professioneller Empfang aller Gäste
• Kompetente Betreuung, Registrierung und Unterstützung bei spontanen Anfragen mit hohem Serviceverständnis
• Sicherstellung eines positiven und nachhaltigen ersten Eindrucks des Unternehmens durch ein freundliches, diskretes und serviceorientiertes Auftreten
• Organisation und Verwaltung von Besucher- und Mitarbeiterausweisen in enger Zusammenarbeit mit Human Resources und Security
• Entgegennahme, Koordination und Weiterleitung der gesamten externen Kommunikation per Telefon, E-Mail, Post, Paketen und Lieferungen an die zuständigen Ansprechpartner
• Gewährleistung eines reibungslosen Post- und Paketmanagements sowie Koordination nationaler und internationaler Kurierdienste
• Eigenverantwortliche Betreuung der Firmenwohnungen, einschliesslich Buchungsmanagement, Schlüsselübergabe, Koordination von Reinigungs- und Wartungsarbeiten sowie Qualitätskontrolle nach der Nutzung
• Zentrale Ansprechperson für interne Nutzer und externe Dienstleister in allen Belangen rund um die Firmenwohnungen
• Unterstützung bei der Erstellung und Nachverfolgung von Bestellanforderungen zur Sicherstellung effizienter Beschaffungsprozesse
• Entgegennahme, Erfassung und Koordination von Service- und Störungsmeldungen sowie Sicherstellung einer zeitnahen Weiterleitung an die zuständigen Stellen

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Front Office, Empfang oder in der Büroadministration innerhalb eines professionellen Unternehmensumfelds
• Erfahrung im Besuchermanagement, in der Bedienung von Telefonsystemen sowie in der Bearbeitung und Koordination externer Kommunikation (E-Mail, Post und Lieferungen).
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Koordinationsgeschick, insbesondere bei der Planung von Meetings, der Bearbeitung von Serviceanfragen und der Unterstützung des täglichen Betriebs
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel, sowie Erfahrung mit digitalen Buchungs- oder Verwaltungssystemen.
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister von Vorteil (z. B. Reinigungsdienste, Wartungsfirmen oder Lieferanten)
• Kenntnisse von Zutrittskontrollsystemen, Ausweisverwaltung oder digitalen Ticketing-Systemen im Facility Management von Vorteil
• Stilsicheres Deutsch und von Vorteil Englischkenntnisse runden dein Profil ab. Jede weitere Sprach von Vorteil

Vorteile

Du bist eine engagierte Persönlichkeit, die gerne Verantwortung übernimmt und Herausforderungen mit einer positiven Einstellung begegnet? Serviceorientierung ist für dich selbstverständlich, und auch in turbulenten Momenten bewahrst du Ruhe und Struktur. Mit deiner selbstständigen Arbeitsweise, deinem Verständnis für Prozesse und deiner schnellen Auffassungsgabe trägst du aktiv zum Erfolg des Teams bei.
Du möchtest dein Know-how für eine befristete Einsatzdauer von 3 bis 4 Monaten einbringen, das Team tatkräftig unterstützen und in einem abwechslungsreichen Umfeld einen wertvollen Beitrag leisten?
Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen und deine Bewerbung zu erhalten.