Administrative Sachbearbeiterin / Administrativer Sachbearbeiter

Die Parlamentsdienste PD – das sind 320 Mitarbeitende, die das Parlament bei der Erfüllung seiner Aufgaben unterstützen. Unser Arbeitsort: das Bundeshaus. Unser Alltag: die Schweizer Politik. Eine überschaubare Organisation, die Raum für Entfaltung bietet und Entwicklung fördert. Wir sind dem Parlament unterstellt und arbeiten unabhängig von Bundesrat und Bundesverwaltung. Als Mitarbeitende der Parlamentsdienste PD sind wir unparteiisch, diskret – und unverzichtbar.

Aufgaben

• Sie sind für die administrative und logistische Organisation der Kommissionssitzungen verantwortlich.
• Sie stellen die Sitzungsunterlagen zusammen, machen diese online zugänglich und versenden diese.
• Sie unterstützen die wissenschaftlichen Mitarbeitenden in deren Arbeit, zum Beispiel bei Recherchen aller Art, der Erfassung von Anträgen, der Erstellung der Quartalsplanung und der Vorbereitung der Sitzungsunterlagen.
• Sie veröffentlichen die Kommissionsbeschlüsse (Medienmitteilungen, Kommissionsberichte, Vernehmlassungsverfahren usw.).
• Sie revidieren und kontrollieren selbständig die schriftlichen Unterlagen des Sekretariats.
• Sie sind die Drehscheibe für Anfragen und sind für die Informationsverwaltung im Sekretariat verantwortlich.
• Sie übernehmen transversale Aufgaben im Ressort (z.B. Einsitz in Arbeitsgruppen zur Weiterentwicklung der Informationssysteme, Betreuung von Lernenden etc.)

Anforderungen

• Sie haben eine kaufmännische Grundausbildung und mehrjährige funktionsrelevante Erfahrung.
• Sie verfügen über gute aktive Kenntnisse zweier Amtssprachen.
• Sie haben fundierte IT-Kompetenzen und sind gewandt im Umgang mit digitalen Anwendungen.
• Sie können Prioritäten setzen und mehrere Projekte parallel bearbeiten.
• Sie zeigen Teamgeist, Eigeninitiative, arbeiten gewissenhaft und begreifen sich und Ihre Arbeit als Teil eines Ganzen.
• Sie sind gewandt in der Kommunikation mit Personen aus unterschiedlichen Hierarchieebenen sowie mit Vertreterinnen und Vertretern der höchsten Verwaltungsorgane und der Zivilgesellschaft.