Contract Support Associate

CBRE Global Workplace Solutions erbringt mit mehr als 60‘000 Mitarbeitenden integrierte Facility Management Services auf allen Kontinenten. In der Schweiz ist der Bereich GWS mit technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Management Leistungen für Kunden aus verschiedenen Branchen tätig.
Für unsere wachsende Facility Management Organisation bei einem weltweit tätigen Kunden in Basel suchen wir ab sofort eine/n
SachbearbeiterIn / Contract Support 100%
Sie stellen die einheitliche Prozessanwendung in der Auftragsabwicklung, Rechnungsverarbeitung und Fakturierung durch die effiziente Anwendung der entsprechenden Auftragssysteme sicher.
Ihr Aufgabenbereich umfasst folgende Tätigkeiten:

• Waren- und Dienstleistungsbeschaffung bei Dritten
• Erarbeitung und Überwachen von Bestellungen unter Einhaltung aller Richtlinien und Verfahren sowie Bearbeiten von Lieferantenrechnungen und Klärung offener Anfragen
• Bearbeiten von Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung inkl. Rechnungsfreigabe
• Erfassen von Wareneingängen anhand der Lieferpapiere bzw. Rapporte
• Abstimmung der Rechnungsstellung, Erstellung und Versand von Kundenrechnungen sowie regelmässige Abstimmungen mit den Kunden bzgl. offenen Rechnungen
• Erstellen von Auswertungen, Statistiken, Berichten usw. welche zur Ausübung der Auftragsadministration notwendig sind
• Unterstützung der operativen Leitungen zur Erreichung der Bereichsziele in administrativer Hinsicht
• Support der operativen Bereiche bei Kreditoreneröffnungen, Ansprechpartner für Lieferanten bei Fragen zur Rechnungsstellung
• Supportleistungen wie Protokollführungen, Erstellung von Ergebnisberichten und Dokumentationen, usw.
• Mitarbeit bei der Erstellung monatlicher Management Reports für den Kunden sowie Auswertungen, Statistiken und Berichte

Ihr Profil:

• Kaufmännische Grundausbildung (erste Berufserfahrung aber nicht zwingend) im technischen und/ oder Dienstleistungsbereich
• Gute Kommunikations- und Moderationsfähigkeiten / Integrative Arbeitsweise
• Arbeiten mit Auftragssystemen und Datenapplikationen sowie MS-Office
• Sicher in der Kommunikation mit Kunden und Lieferanten
• Teamfähig, dienstleistungsorientiert sowie detailbewusst und methodisch in der Vorgehensweise
• Fliessende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischknetnisse (mündlich und schriftlich)

Das bieten wir Ihnen:

• Offenes und innovatives Arbeitsumfeld mit Gestaltungsmöglichkeiten
• Regionale und internationale Entwicklungsmöglichkeiten in einem stark wachsenden Unternehmen
• Vielfältige interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten
• CBRE GWS als ein Global Player im Dienstleistungsbereich mit namhaften Kunden aus einem multinationalen Umfeld
• Gute Rahmenbedingungen, wie z.B. min. fünf Wochen Urlaub sowie eine attraktive Pensionskassenlösung