Mitarbeiter:in Administration im Grants Office (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Identifizieren, Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgelder. Wir begleiten zudem den Evaluationsprozess der ETH-Departemente und betreuen die ETH-internen Forschungsförderprogramme (Projekt- und Talentförderung), führen die Geschäftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und unterstützen die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen.

Zur Verstärkung unseres Sekretariats suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte, initiative und organisationsstarke Persönlichkeit. Die Stelle verbindet klassische Sekretariatsaufgaben mit der Mitarbeit in vielfältigen administrativen Prozessen im Forschungsumfeld. Wer Freude daran hat, Abläufe zu koordinieren, Daten sorgfältig zu pflegen und verlässlich den Überblick zu behalten, findet bei uns ein spannendes Tätigkeitsfeld.

In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld übernehmen Sie administrative und organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit diversen Prozessen im Grants Office, führen das allgemeine Sekretariat vom Grants Office (inkl. Telefondienst, Terminorganisation, Materialbestellung) und unterstützen die Fachpersonen zusätzlich in folgenden Bereichen:

• Verwaltung von Drittmittelprojekten, inkl. Pflege von Schnittstellen mit relevanten Verwaltungseinheiten, sowie Vorbereitung und Qualitätssicherung von Entscheidungs- und Korrespondenzdokumenten
• Organisation von Informationsveranstaltungen für Forschende und Pflege der entsprechenden Kommunikationskanäle
• Organisation der Besuche der externen Gutachter im Rahmen der departementalen Evaluationen
• Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
• Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
• Qualitätssicherung, insb. Monitoring und Pflege der Datenbanken im Grants Office

Profil

• Sie bringen fundierte Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise in einer äquivalenten Position im Hochschulumfeld
• Sie zeichnen sich durch einen sicheren Umgang mit digitalen Tools aus, wobei Kenntnisse in File-Maker oder anderen Datenbanksystemen von Vorteil sind
• Sie sind eine teamfähige, lösungs- und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit grosser Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld und mit verschiedenen Anspruchsgruppen
• Sie arbeiten gerne sorgfältig, exakt und behalten auch bei einer Vielzahl paralleler Aufgaben und in hektischen Situationen den Überblick
• Eine hohe Serviceorientierung sowie ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein zeichnen Ihre Arbeitsweise aus
• Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab

Wir bieten

Sie erwartet ein abwechslungsreiches und anspruchsvolles Aufgabengebiet in einer offenen, wertschätzenden und kollegialen Arbeitskultur. Ihr Arbeitsplatz im historischen ETH-Hauptgebäude bietet eine moderne Infrastruktur sowie eine hervorragende Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Darüber hinaus profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen, darunter Vergünstigungen, wie z.B. für ÖV-Abonnemente und Car-Sharing, ein vielseitiges Sportangebot des ASVZ, verschiedene Angebote zur Kinderbetreuung sowie attraktive Sozial- und Vorsorgeleistungen.

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.