A-235_Front Office Assistant

Einleitung

Du bist sprachgewandt, serviceorientiert und hast Freude amKontakt mit Menschen? Bist du bereit, beim Aufbau und Umzug einesneuen Produktionsstandorts mitzuwirken?
Dann bist du genau richtig die richtige Persönlichkeit für unseren Kunden mitStandort in Zug

Aufgaben

• Erste Anlaufstelle für neue Mitarbeitende, Besucher, Lieferanten, Kunden
• professioneller Empfang, Registrierung, Betreuung, Bearbeitung spontaner Anfragen,
• Sicherstellung eines positiven ersten Eindrucks des Unternehmens durch ein serviceorientiertes, freundliches und diskretes Auftreten am Empfang
• Ausgabe und Verwaltung von Besucherausweisen sowie Mitarbeiterausweisen in Zusammenarbeit mit Human Resources und Security
• Einhaltung regulatorischer Anforderungen und interner Compliance-Richtlinien im Umgang mit Besuchern, Lieferanten und sensiblen Bereichen
• Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung sämtlicher externer Kommunikation (Telefon, E-Mail, Post, Pakete und Lieferungen) an die zuständigen Mitarbeitenden und Abteilungen
• Überwachung eines reibungslosen Post- und Paketflusses sowie Koordination von Kurierdiensten (DHL, FedEx usw.)
• Verwaltung der Teamausgaben, einschließlich Bearbeitung und Nachverfolgung von Belegen sowie Sicherstellung der ordnungsgemäßen elektronischen Ablage in SAP Concur für Team-Kreditkarten
• Unterstützung bei der Erstellung von Bestellanforderungen (Purchase Requisitions, PRs) sowie Nachverfolgung des Bestellstatus.
• Unterstützung bei Entgegennahme, Erfassung und Weiterleitung von Service- und Störungsmeldungen
• Nachverfolgung von Anfragen bis zur Lösung sowie Rückmeldung an die betroffenen Mitarbeitenden

Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Front Office, Empfang oder in der Büroadministration innerhalb eines professionellen Unternehmensumfelds
• Erfahrung im Besuchermanagement, in der Bedienung von Telefonsystemen sowie in der Bearbeitung und Koordination externer Kommunikation (E-Mail, Post und Lieferungen).
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und ein hohes Koordinationsgeschick, insbesondere bei der Planung von Meetings, der Bearbeitung von Serviceanfragen und der Unterstützung des täglichen Betriebs
• Sicherer Umgang mit den Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word und Excel, sowie Erfahrung mit digitalen Buchungs- oder Verwaltungssystemen.
• Erfahrung in der Koordination externer Dienstleister von Vorteil (z. B. Reinigungsdienste, Wartungsfirmen oder Lieferanten)
• Kenntnisse von Zutrittskontrollsystemen, Ausweisverwaltung oder digitalen Ticketing-Systemen im Facility Management von Vorteil
• Stilsicheres Deutsch sowie Englischkenntnisserunden dein Profil ab. Jede weitere Sprach von Vorteil

Vorteile

Dienstleistungs- sowie lösungsorientiert ist für dichselbstverständlich und in hektischen Zeiten behältst du den Überblick? Deine Arbeitsweisezeichnet sich durch Selbständigkeit und grossem Prozessverständnis aus. Duverfügst über eine rasche Auffassungsgabe und kannst gut mit Druck umgehen? Aufdich wartet ein spannendes Aufgabengebiet in einem dynamischen Umfeld.
Schonentschlossen? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung.