Backoffice Administrator

Dein Job

Du hast ein Faible für reibungslose Abläufe, denkst vorausschauend und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick? Dann bist du bei uns genau richtig.

Als Backoffice Administrator bist du Dreh- und Angelpunkt für viele administrative Belange in der InfoGuard. Vom Erfassen von Aufträgen, Verträgen sowie Renewal-Offerten über das Abwickeln von Bestellungen und das Erstellen von Rechnungen bis hin zum Koordinieren der Materiallieferungen erledigst du die komplette Auftragsabwicklung. In deinem Aufgabengebiet bist du sehr selbstständig und eigenverantwortlich unterwegs.

Des Weiteren kümmerst du dich um die periodische Stundenabrechnung der Serviceverträge. Deine Teamkolleg:innen und du halten die Fäden in unseren Büroräumlichkeiten in der Hand, indem ihr euch um den Empfang kümmert, die Post bearbeitet und koordiniert.

Deine kommunikativen Fähigkeiten kommen im häufigen Kontakt zu unseren Mitarbeitenden voll zur Geltung. Unser Business entwickelt sich rasant. Deshalb sorgst du mit dem Optimieren von Prozessen und Abläufen dafür, dass wir auch organisatorisch am Puls der Zeit bleiben. Dass du bei all diesen Tätigkeiten Einblick in die spannende Welt der Cyber Security hast, macht dein Aufgabengebiet besonders reizvoll und abwechslungsreich.

Du bist eine organisierte, lösungsorientierte Persönlichkeit und dein Herz schlägt für Zahlen und administrative Vielseitigkeit? Dann freuen wir uns, dich kennenzulernen!

Auftrags- und Vertragsabwicklung inkl. Rechnungsstellung Artikelstamm- & Ressourcen-Management Enge Zusammenarbeit mit diversen Fachabteilungen Koordination aller dienstleistungsbezogenen Aufträge Versand von Hard- und Software an Kunden im In- und Ausland Betreuen des Empfangs (Post, Besucher) Vielseitige organisatorische und koordinative Aufgaben Weiterentwicklung interner Prozesse

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Lehre oder gleichwertige Ausbildung
• Erfahrung in der Auftragsabwicklung mit ERP
• Erfahrung in der IT-Branche
• Erfahrung / Know-how im Exportwesen von Vorteil
• Erfahrung mit Navision von Vorteil
• Strukturierte und genaue Arbeitsweise sowie kundenorientiertes Denken und Handeln
• Proaktives und lösungsorientiertes Vorgehen
• Vernetztes Denken und die Fähigkeit, mit Anspruchsgruppen aus verschiedenen Fachbereichen zu interagieren
• Fähigkeit, komplexe Themen zu analysieren und aufzuarbeiten
• Technisches Flair
• Deutsch: Muttersprache
• Englisch: gute Kenntnisse (mündlich und schriftlich)

We Want You

Du bist nicht in jedem Punkt so sattelfest wie gewünscht? Jede Person hat andere Stärken und Talente. Wichtiger als ein 1A-Lebenslauf ist uns deine Motivation und Persönlichkeit. Vielleicht hast du ja andere Fähigkeiten, die du bei uns einbringen kannst?

Dein Team

Als Backoffice Administration sind wir intern für zahlreiche Anliegen ein gefragtes Team. Auch wenn wir nicht immer sofort eine Lösung parat haben, wissen wir immer, wo wir anklopfen können.

Als Dienstleistende sowohl für intern als auch für extern stellen wir das Fundament für die Zusammenarbeit zwischen unseren Kunden, Partnerfirmen und Arbeitskolleg:innen bereit. Wenn du eine kommunikative Persönlichkeit bist, dich nicht so schnell aus der Ruhe bringen lässt, auch im manchmal hektischen Büroalltag immer zur Höchstform aufläufst und dir die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams Freude bereitet, dann bist du bei uns genau richtig.

Stojna, Head of Sales Administration, und ihr Team freuen sich auf deine Bewerbung.

Benefits

• Flexible Jahresarbeitszeit auf Basis 40-Stunden-Woche
• Hybrides Arbeitsmodell: im Büro, zu Hause oder unterwegs
• 25 Ferientage ab 40 Jahren: 27 Ferientage ab 50 Jahren: 30 Ferientage
• 10 Tage Vaterschaftsurlaub (Art. 329g OR) 16 Wochen Mutterschaftsurlaub
• Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub sowie Kauf von zusätzlichen Ferientagen
• Fixer Jahreslohn in 13 Monatslöhnen: Sonderboni bei überdurchschnittlichen Leistungen
• Umfassende Unfallzusatzversicherung (UVGZ)
• Grosszügige Krankentaggeld-Versicherung (Prämie durch InfoGuard bezahlt)
• Attraktive Vorsorgelösung der Pensionskasse
• Mitarbeitende-werben-Mitarbeitende-Prämie
• Leistungsfähige und attraktive Lernplattform; Lernen während der Arbeitszeit mit vertrauensbasiertem Ansatz
• Regelmässige interne Weiterbildungen in Zusammenarbeit mit externen Fachpersonen
• Grosszügige Unterstützung bei externen Aus- & Weiterbildungen
• Bezahlte funktionsbezogene Ausbildungen inkl. Zertifizierungskurse
• Frisches Essen, Getränke, Früchte und Snacks (FELFEL.ch)
• Kostenloser Kaffee
• Grosse moderne Terrasse für BBQs, Meetings und zum Sonnetanken
• Mehrmals jährlich stattfindende Events für Mitarbeitende und Kunden
• Kostenbeteiligung Smartphone und Übernahme Mobile-Abo plus zusätzliche SIM-Karten
• Vergünstigung ÖV-Abos (Faboo)
• Gute Erreichbarkeit mit Zug und Auto (S-Bahnhof und Autobahnanschluss)
• Exklusive Mitarbeitendenrabatte bei «Brands for Employees»
• Vergünstigte Sportmöglichkeiten
• Eigenes Betriebliches Gesundheitsmanagement (BGM), diverse Gesundheitsförderungsmassnahmen für Bewegung, Entspannung, Ernährung & psychische Gesundheit (Mental Health)
• Externe Sozialberatungsstelle
• EVZ Sitzplatz-Tickets und Lounge