Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer absoluten Vertrauensposition
• Breites internationales Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung

Firmenprofil

Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO.

Stellenbeschreibung

• Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben
• Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten
• Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen
• Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings
• Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern
• Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen

• Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen
• Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben
• Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern
• Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten
• Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern
• Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland

• Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten
• Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften
• Koordination externer Partner und Dienstleister
• Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen
• Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen

• Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten
• Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs
• Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine
• Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C-Level-Ebene
• Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern
• Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil
• Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination
• Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
• Gültiger Führerausweis Kat. B

Sonstige Informationen

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.