Bankettleitung & Admin

REMISE ROSA – Ein Ort zum Verweilen! Im Zürcher Kreis 4 blüht ein neuer Stadtgarten. Die Remise Rosa verbindet Natur, Architektur und Kultur zu einem Nest, das sich stetig wandelt. Es ist ein Treffpunkt im Grünen. Ob für einen Moment der Ruhe oder den Austausch bei Kulinarik: Hier darf man sich treiben lassen. Wir haben Platz für Ideen. Biergarten, Kantine fürs Quartier und ein kleiner Kurzurlaub mitten in der Stadt. Eine Sonnenterrasse, ein Nutzgarten und viel Platz für Austausch und Zusammensein. Temporär, grosszügig und offen für alle – Sommer wie Winter, Tag und Nacht.

Dafür suchen wir ab sofort eine Bankettleitung & Admin (80-100%), die mit uns gemeinsam den nächsten Schritt geht und diesen neuen Ort weiter prägt.

Deine Aufgaben

Bankettleitung

• Erstellung und laufende Anpassung der Reservationsrichtlinien in Zusammenarbeit mit der operativen Betriebsleitung
• Erstellung, Pflege und Weiterentwicklung der Angebote für Tischreservationen und Bankette
• Durchführung von Preisvergleichen sowie Verhandlungen mit Lieferanten und Vertragspartnern
• Kommunikation mit Behörden sowie der Nachbarschaft bei Bedarf
• Durchführung von Kundenbesichtigungen
• Durchführung von Übergabemeetings mit der Eventleitung Remise Rosa
• Koordination sämtlicher Bankett- und Tischreservationen in Zusammenarbeit mit der Eventleitung und der operativen Betriebsleitung
• Operative Koordination und Begleitung von Veranstaltungen
• Betreuung des Bankett- und Eventpostfachs sowie Bearbeitung telefonischer Anfragen
• Gastgeberfunktion (Host) bei Veranstaltungen

Administration

• Allgemeine administrative Tätigkeiten (Post, Telefon, E-Mail, Ablage)
• Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz
• Unterstützung beim Monatsabschluss
• Verwaltung und Pflege von Abonnements
• Organisation und Pflege der digitalen Datenablage (z. B. Dropbox)
• Verwaltung der Gutscheinbestellungen inklusive Bearbeitung und Versand
• Unterstützung bei Marketingmassnahmen (z. B. Google Posts)

Personaladministration

• Erstellung und Veröffentlichung von Stelleninseraten
• Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Bewerbermanagement in Zusammenarbeit mit dem operativen Team
• Vorbereitung von Ein- und Austritten
• Erstellung von Arbeitszeugnissen
• Durchführung von Austrittsgesprächen
• Einholen und Verwaltung von Arztzeugnissen

Zusammenarbeit und weitere Aufgaben

• Unterstützung anderer Abteilungen bei Bedarf
• Enge Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Betriebsleitung, HR, Buchhaltung und Eventleitung
• Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses zwischen allen Bereichen
• Koordination zwischen operativem Betrieb und Administration
• Übernahme weiterer administrativer oder organisatorischer Aufgaben nach Bedarf

Verantwortlichkeiten

• Verantwortung für die professionelle Bearbeitung aller Bankett- und Reservationsanfragen
• Sicherstellung einer effizienten Organisation und Durchführung von Veranstaltungen
• Verantwortung für die termingerechte und korrekte Erledigung administrativer Aufgaben
• Einhaltung interner Prozesse und Qualitätsstandards
• Gewährleistung einer professionellen Kommunikation mit Gästen, Partnern und internen Anspruchsgruppen

Deine Qualifikationen

Hardskills

• Führungserfahrung in einem Gastronomiebetrieb und auf Events (von Vorteil) 
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Französisch von Vorteil
• Sehr gute PC-Anwendungskenntnisse (Office 365, Abacus, Mirus)
• Adobe InDesign Anwenderkenntnisse von Vorteil
• Offen für weitere Aufgaben (Allrounderin)

Softskills

• Tadellose Umgangsformen mit Gästen, Mitarbeitenden und Partnern
• Offene, ehrliche und direkte Kommunikation
• Blick fürs Detail
• Organisationstalent
• Teamplayer:in mit Überblick
• Improvisationstalent
• Schnelle Reaktion bei Unvorhergesehenem
• Vorbildfunktion für andere Mitarbeitende
• Vorausschauende und vernetzte Denkweise
• Bereit ausserhalb klassischen 9-to-5-Tagen zu arbeiten
• Flexibel, belastbar und tolerant gegenüber anderen Kulturen
• Gastgeber:in mit Herz

Wir bieten Dir

• Die Gelegenheit unser neustes Projekt mitzugestalten
• Beteiligung an der Trinkgeldausschüttung via Lohnabrechnung mit einem transparenten Aufteilungsschlüssel
• 50% Rabatt bei Besuch in der Freizeit im eigenen Betrieb, Frau Gerolds Garten und Micas Garten
• Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz in der Nähe der Hardbrücke
• Eine faire und zeitgemässe Entlöhnung
• Ein dynamisches, spannendes Arbeitsumfeld mit Raum für Eigeninitiative und kreativen Ideen
• Viele weitere Benefits, darunter bestimmt auch einige, welche du mitentwickelst