Senior Executive Assistant

Ihre Aufgaben

Diese Position richtet sich an eine erfahrene Persönlichkeit, die es gewohnt ist, auf höchster Führungsebene zu agieren. Mit Präzision, Weitblick und einem ausgeprägten Gespür für Prioritäten steuern Sie komplexe Abläufe und bringen Themen zuverlässig zum Abschluss. Sie bewegen sich souverän im Spannungsfeld von Wissenschaft, Politik, Verwaltung und Wirtschaft und verstehen es, unterschiedlichste Anspruchsgruppen professionell und auf Augenhöhe zu begleiten.

• Vorausschauende Steuerung einer komplexen Agenda sowie Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Geschäften des Stabschefs 
• Selbstständige Erarbeitung von Korrespondenz, Dossiers und Präsentationen 
• Vor- und Nachbereitung von Meetings 
• Planung und Betreuung von Besuchen hochrangiger Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und internationalen Organisationen 
• Organisation von Anlässen sowie nationaler und internationaler Reisen 
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse 
• Mitarbeit im Direktionssekretariat sowie Stellvertretung der Leiterin Direktionssekretariat und Unterstützung übergreifender Führungs- und Koordinationsaufgaben

Ihr Profil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Direktionsassistenz oder in einer vergleichbaren anspruchsvollen Assistenzfunktion im Umfeld von Direktion, Geschäftsleitung oder Stabsstellen 
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, hohe Eigenverantwortung und exzellente Priorisierungsfähigkeiten 
• Stilsichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse 
• Höchste Ansprüche an Qualität, Genauigkeit und Verbindlichkeit 
• Sicheres Auftreten, diplomatisches Geschick und Freude am Umgang mit anspruchsvollen internen und externen Stakeholdern 
• Rasche Auffassungsgabe, pragmatische Lösungsorientierung und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck ruhig und fokussiert zu bleiben 
• Hohe Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit

Wir bieten

Unser Institut basiert auf einer interdisziplinären, innovativen und dynamischen Zusammenarbeit. Neben einer systematischen Einarbeitung profitieren Sie von individuellen Entwicklungsmöglichkeiten und unserer ausgeprägten Weiterbildungskultur. Bei Anliegen zur optimalen Vereinbarung von Beruf und Familie oder persönlicher Interessen unterstützen wir Sie mit modernen Anstellungsbedingungen und Einrichtungen vor Ort.