Assistenz der Geschäftsleitung 40% (m/w/d)

Aufgaben

• Selbstständiges Inbox- und Task-Management (Triage, Priorisierung und Bearbeitung von E-Mails sowie Koordination von Terminen und Sitzungen)

• Erstellung und Pflege von Aufgaben- und Pendenzenlisten für die Geschäftsleitung sowie Weiterleitung operativer Themen an die zuständigen Stellen

• Unterstützung in der Finanz- und HR-Administration (Vorbereitung der Zusammenarbeit mit externem Treuhänder, Pflege von Personaldossiers, Vorselektion und Verwaltung des Bewerberpools)

• Administrative Vorbereitung von Vorstands- und Teamsitzungen (inkl. Erstellung von Unterlagen und Präsentationen)

• Protokollführung sowie Nachbereitung von Sitzungen und Gesprächen

• Sicherstellung einer strukturierten digitalen Ablage sowie Erstellung und Pflege von Übersichten (z. B. Projekte, Pendenzen, Planner-Tools)

Anforderungen

• Kaufmännische Ausbildung von Vorteil

• Mehrjährige Erfahrung als Direktions- oder Geschäftsleitungsassistenz

• Ausgeprägte Diskretion, Loyalität und Zuverlässigkeit

• Strukturierte, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift

• Einsatztage: Montag, Dienstag und Donnerstag