Administrative Coordinator

Was dich erwartet

• Einholen der Visa-Freigaben (Visum) für Eingangsrechnungen.
• Sammeln der Kreditkartenbelege und Erstellen einer Übersichtstabelle.
• Monatliches FTE-Reporting in Personio für das HR der enovetic group.
• Erstellung von Verträgen für Kundinnen und Kunden.
• Versand von Rechnungen und Mahnungen.
• Verwaltung der zentralen E-Mail-Adresse.
• Verwaltung des physischen Posteingangs (ePost).

• Durchführung von zwei Zahlungsläufen pro Monat: Löhne, Steuern, Miete und Dienstleister.
• Abstimmung mit dem Treuhänder vor Ort (Kommunikation auf Englisch, schriftlicher Austausch in geringem Umfang).

• Dokumentation von Prozessen in Confluence.
• Unterstützung bei On- und Offboarding von Mitarbeitenden.
• Verwaltung des kollabo Plugins in Claude (oder einem anderen KI-Tool) mit Unterstützung durch den Vorgesetzten. 
• Verwaltung der Dateiablage (aktuell Google Drive).

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung in einer kaufmännischen Funktion, idealerweise mit Berührungspunkten zu Buchhaltung, Debitoren/Kreditoren oder Zahlungsverkehr.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (Muttersprache oder gleichwertig) sowie gute Englischkenntnisse für die Kommunikation mit dem Treuhänder im Kosovo.
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise – du bringst Ordnung in wiederkehrende Prozesse und hältst Termine sauber ein.
• Diskretion im Umgang mit Finanz- und Personaldaten.
• Affinität zu digitalen Tools und Offenheit für KI-gestützte Automatisierung (keine Vorkenntnisse nötig; Tools im Einsatz sind bexio, Claude, Slack, Salesforce)