Office & Administration Manager/in

Ihre Aufgaben:

• Verantwortung für einen reibungslosen und professionellen Büroalltag sowie Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe
• Unterstützung der Geschäftsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen
• Führung und Weiterentwicklung eines kleinen Administrationsteams
• Organisation und Koordination von Meetings, Terminen sowie internen Projekten
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen
• Unterstützung und Koordination sämtlicher administrativer HR-Prozesse (Eintritte, Austritte, Personalstammdaten, Versicherungen, Zeiterfassung und Dokumentationen)
• Unterstützung in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inklusive Mahnwesen
• Prüfung, Kontierung und Verwaltung von Rechnungen sowie Unterstützung administrativer Finanzprozesse
• Überwachung offener Forderungen und Abklärungen bei Zahlungsverzögerungen
• Unterstützung und Koordination der administrativen Auftragsabwicklung
• Betreuung und Koordination von Lieferanten, externen Dienstleistern sowie der Büroinfrastruktur
• Ansprechpartner/in für IT-, Infrastruktur- und organisatorische Themen
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablagesystemen sowie Erstellung und Verwaltung von Dokumentationen
• Optimierung bestehender Prozesse und Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses innerhalb des Unternehmens

Ihr Profil:

• Kaufmännische Grundausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem Handelsunternehmen
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen, vorzugsweise SAP R/3; Kenntnisse in Microsoft Dynamics sind von Vorteil
• Gute Kenntnisse in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sowie Verständnis für HR- und Finanzprozesse
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel und PowerPoint)
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Dienstleistungsorientierung
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit stilsicherem Deutsch; Französisch und Englisch sind von Vorteil
• Flexibel, belastbar und Freude an einer vielseitigen Drehscheibenfunktion
• Erste Führungserfahrung oder die Motivation, ein kleines Team erfolgreich zu führen

Das dürfen Sie erwarten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Schlüsselposition mit grossem Gestaltungsspielraum
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze Entscheidungswege
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Verantwortung in den Bereichen Administration, HR, Finanzen und Organisation
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Moderne Arbeitsmittel sowie attraktive Anstellungsbedingungen
• Die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Eine langfristige Perspektive in einem erfolgreichen und zukunftsorientierten Unternehmen

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