Verwaltungssekretär*in

Das Institut für Regenerative Medizin (IREM) besteht aus den drei Einheiten Grundlagenforschung, klinische Forschung und Lehre. Das Ziel des IREM ist die Wiederherstellung funktionsgestörter Zellen durch Anregung körpereigener Reparatur- bzw. Regenerationsprozesse oder durch biologischen Ersatz in Form von lebenden Zellen, im Labor gezüchteten Geweben oder Biomaterialien. Ein Fokus des Instituts liegt auf der Förderung der Innovation und Translation.
Für administrative Tätigkeiten suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit als Verwaltungssekretär*in.

Aufgaben

Allgemeine Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben:

• Korrespondenz und Terminkoordination in Deutsch oder Englisch
• Telefonbetreuung, Empfang von Besuchern, Erledigung der Post
• Empfang und Betreuung von Lieferanten
• Erteilung von Zutrittsberechtigungen, Raum- und Arbeitsplatzorganisation, Telecom-Delegierte/r
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen, Sitzungen, Konferenzen und Reisen
• Materialverwaltung und Bestellungen
• Betreuung diverser Portale, Nachführen von Datenbanken, Pflege der Webseite

Finanzen:

• Kontieren von Rechnungen, Erstellen von Debitorenrechnungen, Umbuchungen, Spesen- und Kreditkartenabrechnungen

HR:

• Unterstützung im HR Management: Bearbeitung von Ein- und Austritten, Vorbereitung von Formularen (z. B. für Mitarbeitendengesprächen
• Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen
• Betreuung des Stellenportals

IT:

• Unterstützung bei der IT-Koordination

Profil

• Kaufmännische Grundausbildung oder äquivalente Ausbildung
• mehrjährige Berufserfahrung in ähnlicher Funktion, vorzugsweise im Hochschulumfeld
• stilsicheres Deutsch, sehr gute Englischkenntnisse
• Gute EDV Kenntnisse
• Selbständige, zuverlässige Arbeitsweise
• dienstleistungsorientierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit

Information zur Bewerbung

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung als eine PDF-Datei ein.

Wir bieten

• Vereinbarkeit Beruf und Privatleben: Flexible Arbeitsmodelle (z.B. Teilzeitarbeit, Mobiles Arbeiten, Jobsharing), Kinderbetreuung bei der Stiftung kihz der UZH und ETH
• Lernen und Entwicklung: Vielfältige Weiterbildungsangebote der UZH und des Kantons Zürich, Sprachenzentrum der UZH und ETH Zürich
• Verpflegung: Vergünstigte Verpflegung in den Mensen und Cafeterias der UZH, Lunch-Check-Karte mit Verpflegungsbeitrag der UZH
• Gesundheit: Sonderkonditionen beim Akademischen Sportverband ASVZ, Kostenlose saisonale Grippeimpfungen, Entspannung im Relax Uniturm
• Vergünstigungen: Mobilität: Carsharing, Autovermietung, Parkplatz, Digitalisierung: Geräte, Programme, Mobile-Abo, Hotels buchen zu attraktiven Preisen
• Anstellungsbedingungen: Grundsätze der UZH, Öffentlich-rechtliche Anstellung für die meisten Mitarbeitenden der UZH
• International Services: Unterstützungsangebote für Personen aus dem Ausland
• Standorte: Campus Zürich Zentrum, Zürich Irchel, Oerlikon und Schlieren, Standorte Zürich West, Alter Botanischer Garten, Botanischer Garten und Lengg