Assistant Administratif - Département Hospitalité - CDD 7 mois

Description du poste

Rattaché au Head of Hospitality votre mission principale est d’assurer le support administratif et le suivi budgétaire du département Hospitality.

Vos activités principales :

• Gérer l’ensemble du cycle de facturation du département (réception, suivi, conformité)
• Créer et suivre administrativement les fournisseurs, en collaboration avec les Achats
• Suivre le budget du département et maintenir à jour les tableaux de bord (budgets, achats, factures, stocks)
• Coordonner les commandes marchés et garantir le respect des processus internes
• Gérer le stock de gifts : inventaires, commandes, réassorts et suivi budgétaire dédié
• Créer de nouvelles références articles et assurer la fiabilité des données dans les outils internes
• Assurer le remplacement ponctuel à la réception : accueil visiteurs, badges, appels, standards AP
• Soutenir le MAAP (Musée Atelier Audemars Piguet) Coordinator dans la gestion opérationnelle des flux visiteurs et la mise à jour quotidienne des listings
• Contribuer à la fluidité du parcours visiteurs et au respect des standards d’accueil AP

Qualifications

• Vous avez une formation commerciale ou administrative (CFC employé de commerce, maturité professionnelle ou Bachelor en gestion)
• Vous avez 2 à 4 ans d’expérience en gestion administrative, suivi budgétaire et coordination opérationnelle
• Vous avez une pratique confirmée du traitement de factures, de la création fournisseurs et du suivi de commandes
• Vous êtes à l’aise avec la gestion de données et la tenue de tableaux de bord (budgets, achats, stocks)
• Vous avez une maîtrise ou une familiarité avec les outils suivants : IVALUA, M3, Salesforce, Secutix, Nimbus
• Vous avez idéalement une première expérience dans l’accueil ou la gestion des flux visiteurs
• Vous êtes reconnu pour votre autonomie, votre rigueur, votre sens de l’organisation et votre fiabilité
• Vous êtes à l’aise dans les interactions internes et externes avec un fort sens du service

Benefits

• La prise en charge des assurances maladie (base et complémentaire)
• 5 semaines annuelles de vacances et 2 semaines supplémentaires entre Noël et Nouvel An grâce au cumul quotidien de minutes additionnelles
• Une contribution à vos activités sportives ou culturelles
• La possibilité selon la fonction de travailler à distance
• Un restaurant d’entreprise
• Une LPP avantageuse