Ständ. Mission der Schweiz bei der UNO und den anderen internationalen Organisationen - Assistent/in

Das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten (EDA) koordiniert und gestaltet im Auftrag des Bundesrats die Schweizer Aussenpolitik, wahrt die Interessen des Landes und fördert Schweizer Werte.
Das Staatssekretariat (STS) steuert die Entwicklung, Koordination und Planung der Aussenpolitik und ist zuständig für die Berichterstattung zuhanden der politischen Behörden und die Leitung des Aussennetzes der Schweiz. Es verantwortet die Umsetzung der aussenpolitischen Strategie der Schweiz. Zu den wichtigsten Dossiers gehören die Zusammenarbeit mit den Vereinten Nationen (UNO), die Entwicklung der Beziehungen zur Europäischen Union (EU) sowie die Sicherheits- und Friedenspolitik.

Aufgaben

• Sekretariat der Chefin der Abteilung Gaststaat führen: Terminkalender, Terminvereinbarungen, Telefonate, Empfang von Besucherinnen und Besuchern, Bearbeitung von Einladungen, Spesenabrechnungen, Verfassen von Sitzungsprotokollen
• Die drei Sektionen der Abteilung Gaststaat in administrativen Belangen unterstützen: Sekretariatsaufgaben, Organisation von Sitzungen sowie internen und externen Veranstaltungen, Empfang von Besucherinnen und Besuchern
• Gelegentliche Vertretung der Rezeptionistin der Schweizer Mission

Anforderungen

• Direktionsassistent/-in mit mehrjähriger Berufserfahrung
• Kunden-, Dienstleistungs- und Lösungsorientierung sowie gute Umgangsformen gegenüber diplomatischen Vertreterinnen und Vertretern sowie hochrangigen Gästen
• Diskretion, sicheres Auftreten und Flexibilität Genaue Arbeitsweise und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Starke organisatorische Fähigkeiten, Kontaktfreudigkeit und eine ausgeprägte interkulturelle Sensibilität
• IT-Kenntnisse (MS Office)
• Sprachkenntnisse: Muttersprache Französisch, sehr gute Englischkenntnisse, solide Deutschkenntnisse (zumindest passiv)