Anwalts- und Notariatsassistent 100% (m/w/d)

Einleitung

Für unseren Kunden, ein renommiertes und professionell aufgestelltes Dienstleistungsunternehmen im juristischen Umfeld, suchen wir eine zuverlässige und engagierte Persönlichkeit als Anwalts- und Notariatsassistent/-in. In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie Verantwortung für klar definierte Tätigkeitsbereiche und stellen einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft sicher- ergänzt durch eine zusätzliche Stellvertretungsfunktion in der Teamleitung und Unterstützung im HR‑Bereich.

Aufgaben

• Selbstständige Ausarbeitung unterschiedlicher Dokumente und Vorlagen im notariellen Umfeld
• Planung, Organisation und Koordination der administrativen Abläufe im Sekretariat
• Kommunikationsdrehscheibe für interne und externe Ansprechpartner: Betreuung von Klientinnen/Klienten, Austausch mit Behörden und Gerichten
• Verfassen, Überarbeiten und Strukturieren von Korrespondenz sowie termingerechte Bearbeitung des E‑Mail‑Postfachs
• Erstellung von Abrechnungen, Gebührenrechnungen und Mahnungen
• Überwachung von Terminen, Fristen und Pendenzen
• Verantwortungsvolle elektronische und physische Archivierung sowie strukturierte Aktenführung
• Administrative Unterstützung in komplexen Verfahren wie Willensvollstreckungen und Erbteilungen

Erweiterte Funktion als Stellvertretung der Sekretariatsleitung:

• Unterstützung der Führung des Sekretariatsteams sowie der juristischen Fachpersonen in HR‑bezogenen Themen
• Stellvertretende Organisation und operative Koordination eines grösseren Sekretariatsteams
• Sicherstellung eines effizienten Betriebsablaufs in enger Zusammenarbeit mit dem Management
• Bearbeitung von Lohn‑ und Versicherungsangelegenheiten sowie Mitarbeit in der Personaladministration
• Aktive Mitgestaltung, Optimierung und Weiterentwicklung interner HR‑Prozesse
• Organisation und Planung interner Anlässe und Mitarbeitenden‑Events

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Von Vorteil: Erfahrung in einer Anwaltskanzlei, einem Notariat oder in einer ähnlichen dienstleistungsorientierten Umgebung
• Fähigkeit, anspruchsvolle Dossiers selbstständig, strukturiert und zuverlässig zu führen
• Rasche Auffassungsgabe, hohe Dienstleistungsorientierung und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie versierter Umgang mit MS‑Office
• Freude an der Teamarbeit, Belastbarkeit und die Fähigkeit, Prioritäten auch in hektischen Zeiten klar zu setzen

Vorteile

• Zeitgemässe Arbeitsbedingungen, moderne Infrastruktur und attraktive Sozialleistungen
• Abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Gestaltungsspielraum
• Kollegiales, wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen
• Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung
• Teilnahme an internen Events, Workshops und Teamanlässen