Assistent/-in Bereich DTI

Als Stabsstelle des Bundesrates unterstützt die Bundeskanzlei die Regierung bei der Vorbereitung, der Durchführung und bei der Nachbearbeitung der Bundesratssitzungen. Sie führt und koordiniert die Kommunikation des Bundesrates und erarbeitet für die Regierung die politische Planung. Sie organisiert Anlässe des Bundesrates in corpore und unterstützt das Bundespräsidium. Weiter organisiert die Bundeskanzlei auf Bundesebene die Abstimmungen und die Wahlen. Sie ist die Anlaufstelle für Initiativ- oder Referendumskomitees und prüft das Zustandekommen von Volksbegehren. Ausserdem unterstützt und koordiniert die Bundeskanzlei die digitale Transformation der Bundesverwaltung.

Aufgaben

• Betreut das allgemeine Mail-Postfach des Bereichs, berät Anrufende und leitet deren Anliegen weiter
• Teilt neue Aufträge den zuständigen Fachpersonen zu und löst dazu im Workflowsystem Geschäftsvorfälle aus
• Zuständig für die Administration überdepartementaler Gremien (Terminorganisation, Unterlagen etc.)
• Unterstützt bei der Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen für Mitglieder der Geschäftsleitung
• Erledigt weitere administrative Arbeiten selbständig und organisiert bereichsinterne Sitzungen und Anlässe

Anforderungen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Ausbildung
• mehrjährige Erfahrung im administrativen Bereich mit Drehscheibenfunktion oder gleichwertige Erfahrung
• gute Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sowie Erfahrung im Umgang mit Geschäftsverwaltungs- und Content Management Systemen
• hohe Eigenständigkeit und ausgeprägte Teamfähigkeit
• gute aktive Kenntnisse mindestens einer zweiten Amtssprache, passive Kenntnisse einer dritten Amtssprache