Teamleitung PhD Office (m/w/d)

Für das PhD Office der Universität St. Gallen wird per 1. Mai 2026 oder nach Vereinbarung eine Leitungsperson (m/w/d) (80 %) mit Führungserfahrung gesucht.

Das PhD Office ist die Anlaufstelle für Doktoratsinteressierte und Doktorierende der Universität St.Gallen. Es begleitet die Doktorierenden von der Zulassung bis zur Promotion in administrativen Belangen. Es koordiniert zudem die verschiedenen Doktoratsprogramme und ist auch Anlaufstelle für die Referent:innen.

Wir bieten eine anspruchsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen und internationalen Hochschulumfeld. In einem motivierten und kollegialen Team werden Ihre Ideen und Ihr Einsatz wertgeschätzt. Die zunehmende Digitalisierung von Prozessen und Nutzung von KI verändern die Arbeitsweise in den nächsten Jahren grundlegend, weshalb sich der Bereich sehr dynamisch entwickeln wird.

• Strategische, operative und inhaltliche Leitung sowie personelle Führung des dreiköpfigen Teams des PhD Office, insbesondere die aktive Weiterentwicklung des Teams
• Vertretung der Gruppe in den Leitungsgremien des Prorektorats Studium & Lehre
• Konzeption, Planung und Umsetzung von strategischen Projekten zur Weiterentwicklung des PhD Office und der Doktoratsstrukturen (z.B. Digitalisierung von Prozessen)
• Analyse und Optimierung bestehender administrativer Abläufe zur Steigerung der Effizienz
• Leitung aller administrativen Schritte des Doktoratsstudiums, von der Zulassung bis zur Promotion
• Pflege und Aktualisierung von Statistiken und Berichten

• Höhere Berufsausbildung/Fachschule/Hochschulabschluss
• Erfahrung in der Leitung eines Teams sowie administrative Mitarbeit bei Bedarf (Stellvetretung des Teams bei deren Abwesenheit)
• Kenntnisse der Hochschulverwaltung, idealerweise im Bereich Doktorat oder Studienadministration
• Ausgezeichnete administrative und organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und präzise Arbeitsweise
• Hohe Dienstleistungs- und Kommunikationskompetenz, mündlich und schriftlich, in Deutsch und Englisch
• Berufserfahrung: 10 Jahre
• Spezielle Fachkenntnisse: Erfahrung in Innovationsprozessen und -methoden
• Proaktive, lösungsorientierte und belastbare Persönlichkeit mit ausgeprägter Teamfähigkeit

"Ein Ort, der Wissen schafft" - Als eine der führenden Wirtschaftsuniversitäten Europas engagiert sich die Universität St.Gallen (HSG) in der Ausbildung von über 10'000 Studierenden und bietet als eine der grössten Arbeitgeberinnen der Region rund 3'500 Mitarbeitenden ein attraktives und innovatives Umfeld in Forschung, Lehre, Weiterbildung und Verwaltung."

Benefits

• Inspirierendes Arbeitsumfeld: An der HSG als führende Wirtschaftsuniversität Europas agieren wir in einem unternehmerisch denkenden Umfeld und Sie treffen auf hochqualifizierte, ambitionierte Expert*innen regional und international. Beispielsweise profitieren Sie von einer modernen IT-Infrastruktur und in unserer Bibliothek via HSGswisscovery von einem schweizweiten Zugang zum wissenschaftlichen Informationsbestand.
• Weiterbildung: Wir unterstützen interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten. Unser internes Weiterbildungsprogramm bietet Ihnen praxisnahe, engagierte und didaktisch ausgereifte Wissensvermittlung in Form von Seminaren, E-Learnings, Coachings und kollegialer Beratung. Aufgabenspezifische externe Weiterbildungen unterstützen wir finanziell und zeitlich.
• Netzwerk: Wir fördern unsere Kultur der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit und schaffen Raum für das Knüpfen wertvoller Beziehungen – auch zu externen Partner*innen. Regelmässiger Austausch und interne Veranstaltungen helfen diese Beziehung zu festigen und langanhaltend zu gestalten.
• Familie & Beruf: Wir stellen unseren Mitarbeitenden flexible Arbeitszeitmodelle mit variabler Wochenstundenanzahl zur Verfügung. Als familienfreundliche Arbeitgeberin bieten wir Teilzeitanstellungen an, 16 Wochen Mutterschaftsurlaub und eine subventionierte Kinderkrippe sowie Betreuungsangebote in den Ferien.
• Chancengleichheit: Die Universität ermöglicht allen Beschäftigten und Studierenden die gleichen Chancen. Das betrifft das Studium, die Arbeit genauso wie die akademische Karriere, die Besetzung universitärer Leitungsfunktionen oder die Vereinbarkeit von Studium, Beruf und privatem Engagement. Hierfür engagieren wir uns mit diversen Massnahmen in den Bereichen Lehre, Forschung, Verwaltung und Rektorat.
• Fit und Gesund: Wir unterstützen Sie, fit und gesund zu bleiben. Neben unserem vielseitigen, grösstenteils kostenfreien Unisportangebot und Aktionswochen zum betrieblichen Gesundheitsmanagement bieten wir Ihnen Früchte am Arbeitsplatz. In unserer Mensa finden Sie eine breite Auswahl an frisch zubereiteten Gerichten – von vegetarischen Speisen bis hin zu Fischgerichten – zu vergünstigten Preisen.