Verwaltungssekretär/in

Die Bezirksratskanzlei Horgen ist als dezentrale kantonale Verwaltungseinheit für zahlreiche Aufgaben im Bezirk Horgen zuständig.

Per sofort oder nach Vereinbarung suchen wir zur Ergänzung unseres kleinen Teams eine/n Verwaltungssekretär/in 50%, verteilt auf vier Tage pro Woche, inkl. Mittwoch.

Ihre Aufgaben

• Administrative Sekretariatsarbeiten (Erfassung neuer Geschäfte, Entgegennahme von Telefonanrufen und Erteilen von Auskünften, Ausfertigung und Versand von Entscheiden sowie Versand von Akten, Führen von Aktenverzeichnissen, Schreiben von Berichten, Briefen etc.)
• Administrative Unterstützung der Geschäftskontrolle inklusive Pendenzenkontrolle
• Terminkoordination mit Behörden, Verwaltungsabteilungen und Kunden
• Betreuung der Bibliothek und Mithilfe bei der Archivierung
• Allgemeine administrative Aufgaben, wie z.B. Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit der Kanzlei, Materialverwaltung

Ihr Profil

Sie bringen zwingend eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und/oder langjährige kaufmännische Berufserfahrung mit, welche Sie vorzugsweise in der Verwaltung und/oder in einem vergleichbaren (juristischen) Umfeld erworben haben. Zudem zeichnen Sie sich durch einwandfreies und stilsicheres Deutsch aus, arbeiten zuverlässig und exakt und bringen Organisationsgeschick mit. Sie verfügen über gute PC-Anwenderkenntnisse (MS-Office) und bringen die Bereitschaft mit, verwaltungsspezifische Computerprogramme kennenzulernen. Sie sind kommunikativ und hilfsbereit.

Unser Angebot

Wir bieten Ihnen eine interessante und vielseitige Tätigkeit sowie zeitgemässe Anstellungsbedingungen nach kantonalen Richtlinien.