Rezeptionist

Unser Beruf und unsere Leidenschaft - «HR-Management»
Als erfolgreiches, nach ISO 9001:2015 / 14001:2015 / 45001:2018 zertifiziertes Personaldienstleistungsunternehmen mit über 47 Filialen und über 500 Mitarbeitenden in der Schweiz, pflegt die Flexsis AG seit 1997 mit ihren spezialisierten Divisionen zu einer Vielzahl von Unternehmen und KandidatInnen eine partnerschaftliche Kooperation in der Personalvermittlung.
Für unseren Kunden suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine motivierte Persönlichkeit als

Rezeptionist*in 80% (Vertretung Mutterschaft)

Stellenbeschreibung

• Freundlicher Empfang, Orientierung und Betreuung von Besuchern
• Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten ersten Eindrucks
• Öffnen und Schliessen der Rezeption gemäss internen Vorgaben
• Gewährleisten eines ordentlichen, sauberen und repräsentativen Empfangs- und Postbereichs
• Verwaltung verschiedener digitaler und analoger E-Mail-Postfächer
• Bedienung und technische Sicherstellung des ordnungsgemässen Betriebs der Telefonanlage
• Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Erstellung monatlicher Statistiken (Anrufvolumen und Besucherzahlen)
• Verwaltung von Zutrittsbadges für Mitarbeitende und Parkplätze über das System
• Ausgabe, Rücknahme und Pflege der Zugangsberechtigungen
• Inventarisieren und Nachbestellen von Büroartikeln (z. B. Druckerpapier, Umschläge)
• Sicherstellen von Ordnung und optimaler Lagerung aller Materialien
• Bestellung von Visitenkarten und Kongressausweisen (Namensschildern)
• Verwaltung des internen Parkplatzvergabe-Systems

Weitere administrative Aufgaben

• Bestellung und Nachverfolgung von Lyreoc- und Felfel-Produkten.
• Erstellung von Postetiketten (z. B. für externe Mitarbeitende).
• Überwachung und Verfolgung von Wartungsaufträgen externer Dienstleister.
• Ausführung administrativer Aufgaben im Bereich Empfang und Arbeitsschutz.
• Organisation von Taxibestellungen.
• Verwaltung des internen Präsenztools.
• Kontrolle und Validierung von Rechnungen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Sehr gute Computerkenntnisse und sicherer Umgang mit modernen IT-Systemen
• Fundierte Anwenderkenntnisse in Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Französisch, Deutsch und Englisch

Persönliche Kompetenzen

• Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Pragmatische und lösungsorientierte Herangehensweise.
• Gepflegtes und professionelles Auftreten.
• Präzises, sorgfältiges Arbeiten sowie schnelle und effiziente Ausführung von Aufgaben.
• Flexibilität, Verfügbarkeit und hohe Vielseitigkeit im Arbeitsalltag.
• Positive, freundliche und serviceorientierte Einstellung.
• Ausgeprägter Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Ansprechpartnern