Sachbearbeiter/in Schulsekretariat

Drehscheibenfunktion: In dieser zentralen Drehscheibenfunktion sind Sie die erste Anlaufstelle im Schulhaus. Zu Ihren Aufgaben gehören die administrative Unterstützung der Schulleitung, die Verantwortung für die Schüler/innen-Administration sowie Tätigkeiten im Bereich Personal- und Stellvertretungswesen.

Allgemeine Büroarbeit: Zu Ihren Aufgaben gehören der Empfang sowie die Beratung von Lehrpersonen und Eltern ebenso wie die Telefon- und Postverwaltung. Zudem sind Sie für die Materialbeschaffung sowie für die Verwaltung allgemeiner Vertragsablagen und Aushänge zuständig und behalten den Überblick über Termine und Aufgaben.

Finanz- und Rechnungswesen: In Ihrer Funktion übernehmen Sie die ordnungsgemässe Führung der Schulbuchhaltung und unterstützen die Schulleitung bei der Erstellung sowie der Einhaltung des Schulbudgets. Dazu zählen beispielsweise Spesenabrechnungen, Klassenkredite, Tertial- und Jahresabschlüsse sowie Weiterbildungen.

Schüler/innen- Administration: Sie sind verantwortlich für die Verwaltung der Klasseneinteilungen, Zeugnisse, SuS-Eintritte sowie Mutationsmeldungen. Dabei nehmen Sie die erforderlichen Datenänderungen vor und stellen die Kommunikation mit allen Schulbeteiligten sicher. Zudem wirken Sie bei der Organisation von Anlässen und Schulkolonien mit.

Personal: Dieser Tätigkeitsbereich umfasst die Organisation von Ein- und Austritten von Mitarbeitenden, das Mitorganisieren von kurz- und langfristigen Stellvertretungen sowie die Erstellung von Stundenzuteilungen und Mithilfe beim Personal.

Erfahrung: Sie bringen vorzugsweise bereits Berufserfahrung in einem Schulhaussekretariat mit, verfügen über sehr gute MS-Office-Kenntnisse und sind bereit, sich in neue Programme einzuarbeiten (JCS, Banana, Untis etc.).

Persönlichkeit: Sie begegnen anderen Menschen freundlich, empathisch und mit Humor und zeichnen sich durch eine hohe Dienstleistungsorientierung aus. Auch in hektischen Situationen bleiben Sie ruhig und arbeiten zuverlässig.

Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Grundbildung auf Niveau EFZ.

Sprache: Sie verfügen über stilsichere mündliche und schriftliche Deutschkenntnisse. Englisch- und Französischkenntnisse oder weitere Sprachen im mündlichen Bereich sind wünschenswert.