Assistante ou assistant du Directeur et soutien au Secrétariat général (50–80 %)

La Direction de la santé, des affaires sociales et de l'intégration (DSSI) façonne les ressources dans les domaines de la santé, du social et de l'intégration. Le Secrétariat général soutient la Direction au niveau du pilotage politique et opérationnel. Il englobe le secrétariat de l'office, qui est la plaque tournante de la Direction au plan organisationnel, ainsi que le secrétariat de Direction pour lequel nous recherchons une personne fiable sur laquelle le Directeur puisse compter, capable de structurer les affaires complexes et de garder une vue d'ensemble lors de périodes de stress.

Assister le Directeur selon ses besoins

• Gérer l'agenda, organiser et coordonner les séances, les discussions et les engagements professionnels
• Organiser le cadre des séances et des événements, documentation et collations comprises
• Organiser et coordonner le service de chauffeur

Assurer la correspondance et les tâches administratives

• Rédiger des courriers en allemand et en français, au contenu exigeant et parfois confidentiel
• Réceptionner les appels téléphoniques et recevoir les visiteurs au nom du Directeur, trier les demandes
• Trier le courrier, assigner et attribuer les mandats aux services compétents

Assumer les tâches de secrétariat et traiter les affaires en équipe

• Préparer et assurer le suivi des séances et des comités impliquant la Direction ainsi que la DSSI, préparer les documents et rédiger les procès-verbaux selon les besoins
• Assurer la gestion numérique des dossiers pour les affaires importantes
• Participer à la gestion des affaires du Conseil-exécutif et du Grand Conseil
• Collaborer étroitement avec les autres membres du secrétariat de l'office tout en répartissant clairement les tâches et en assurant une suppléance mutuelle

Assumer la fonction de praticienne formatrice suppléante ou de praticien formateur suppléant (pour les apprenties et apprentis employés de commerce)

• Formation commerciale de base (CFC) ou formation équivalente
• Expérience professionnelle dans un poste exigeant d'assistante ou d'assistant ou au sein d'un secrétariat, idéalement dans une administration
• Très bonnes connaissances en informatique (MS Office) et intérêt pour les outils numériques
• Expérience ou intérêt pour l'accompagnement professionnel des apprenties et apprentis, attestation de suivi du cours cantonal ad hoc ou disposition à le suivre
• Langue maternelle française idéalement, très bonnes connaissances des deux langues officielles (allemand/français) à l'écrit comme à l'oral (niveau C1/C2). Le bilinguisme est un atout.
• Facultés élevées de planification et d'organisation, rigueur, fiabilité et discrétion
• Méthode de travail autonome et structurée, capacité à travailler en équipe, sens du service
• Plaisir à travailler avec des jeunes et à accompagner les personnes en apprentissage

• Un rôle pivot au sein de la Direction touchant à des questions stratégiques et politiques relevant de la santé, des affaires sociales et de l'intégration
• Des tâches variées et des responsabilités clairement définies au niveau de l'organisation et du quotidien de la Direction
• La possibilité, en qualité de praticienne formatrice suppléante ou praticien formateur suppléant, d'accompagner et de superviser au plan professionnel des personnes effectuant un apprentissage de commerce
• Une équipe motivée et solidaire au sein du Secrétariat général et sachant collaborer et se soutenir
• Des conditions d'engagement modernes et des possibilités d'évolution
• Selon la situation, la possibilité de faire du télétravail lorsque les tâches et les priorités du service le permettent – la présence sur place est requise lors de séances importantes et de périodes nécessitant une coordination accrue.

Nous nous réjouissons de faire votre connaissance ! Transmettez-nous votre dossier de candidature en ligne. Pour plus d'informations, veuillez contacter Ivo Quattrini, Chef du département du personnel et de l'organisation, par téléphone au +41 31 636 86 05, ivo.quattrini@be.ch