Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen (m/w/d)

9 Tage alt

Angaben zum Job

Firma	ETH Zürich
Pensum	80 - 100%
Einsatzort	Zurich

Job-Inhalt

Stellenbeschreibung

Das Boeva Lab und die Statistical Machine Learning Group sind Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehören zum Departement Informatik an der ETH Zürich. Sie bieten ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld.

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie proaktiv die beiden Professorinnen und ihre Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung. Dabei sind Sie auch im Admin-Team des Institutes eingebunden. Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung.

Personalmanagement:

Sie begleiten Ein- und Austritte, beraten die Forschungsgruppen und Professorinnen in vielfältigen administrativen Fragen und verwalten Personaländerungen
Zudem betreuen Sie akademische Gäste

Finanzmanagement:

Sie verantworten die Verwaltung von Mitteln und Budgets, koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen und betreuen Projekte einschliesslich des Reportings

Events:

Planung und Durchführung von Veranstaltungen

Teamarbeit im Institut:

Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts

Profil

Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und verfügen idealerweise bereits über Erfahrung im universitären Umfeld
Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick
Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern
Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei. Sie erkennen Problemstellen und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese zu adressieren
Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv
Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch

Wir bieten

Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt
Sie sind sowohl in Ihren Arbeitsgruppen (Professorinnen, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch in dem Admin Team innerhalb des Institutes und des Departements integriert. Dort wird ein regelmässiger Austausch untereinander gepflegt und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre
Nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familien und besondere Randbedingungen finden Berücksichtigung
Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten
Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung etc
Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA

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