Secrétaire 2

La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) a pour première mission de piloter l'enseignement obligatoire en plaçant l'enseignement et le suivi des élèves au centre de sa démarche.

Cette mission est déployée avec le soutien des services des ressources humaines, des finances et de l'organisation et planification du système scolaire.

Dans ce cadre, la DGEO soutient et coordonne les activités de 59 établissements primaires et de 19 établissements du cycle d'orientation.

La DGEO a la volonté de respecter l'identité et les spécificités de l'enseignement primaire (EP) et du cycle d'orientation (CO), et de renforcer la coopération avec l'enseignement secondaire II.

Le service suivi de l'élève (SSE) de la DGEO cherche à pourvoir un poste de secrétaire 2 à 70 %.

Dans le but d'assurer un parcours scolaire fluide, cohérent et sécurisé à l'ensemble des élèves, en particulier à celles et ceux en situation de vulnérabilité, le service suivi de l'élève (SSE) de la direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) contribue à la mise en œuvre de l'évolution de l'école pour mieux répondre aux besoins de toutes et tous les élèves dans le cadre de la politique du département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse (DIP). Il soutient et conseille les directions d'établissement dans la gestion des situations complexes, individuelles ou groupales d'élèves. Il pilote ou collabore à la mise en œuvre de dispositifs favorisant la fluidité et la cohérence du parcours scolaire de l'élève au cours de l'enseignement obligatoire, notamment lors de transitions. Le service conduit et met en œuvre les prestations socio-éducatives en faveur de l'ensemble des élèves et favorise le développement de réseaux ainsi que de collaborations avec les partenaires internes et externes au DIP.

Les missions principales de la ou du titulaire sont les suivantes :

• traiter administrativement l'ensemble des questions touchant directement les élèves : orientations, comportement, prévention et vie scolaire, adaptations;
• assumer par délégation et de façon autonome des tâches administratives relevant du champ de compétences du SSE, tâches identifiées en concertation avec les cheffes et chefs de service et les collaboratrices et collaborateurs du SSE;
• répondre dans le cadre du SSE aux sollicitations provenant des directions d'établissement selon les consignes émanant de la directrice du SSE, des cheffes et chefs de service et en concertation avec les collaboratrices et collaborateurs du service;
• assurer la gestion administrative et exécutive complète du SSE et contribuer à fournir les réponses que le SSE est amené à donner aux nombreuses interlocutrices et nombreux interlocuteurs avec lesquels il interagit, par téléphone, courrier, courriel ou visite;
• assurer efficacement et de façon indépendante la gestion des appels téléphoniques, du courrier, du suivi administratif des dossiers du service et des relations courantes avec les partenaires du SSE;
• coordonner les diverses activités du SSE et assurer le lien entre la direction générale et les établissements de l'enseignement primaire et du cycle d'orientation;
• participer à des séances, prendre des notes et rédiger des procès-verbaux ou notes de séance.
• récolter des informations sur la nBDS ou autre système informatique de l'Etat, (SMOG, GECO, SIRH,…) pour communication au SSE et aux partenaires;
• préparer, organiser et mettre à jour des tableaux de suivi;
• organiser le classement rationnel des dossiers et leur archivage dans l'arborescence informatique et sous forme de dossiers physiques.
  

Formation

CFC d'employée ou d'employé de commerce, diplôme ou maturité commerciale ou titre jugé équivalent.

Une expérience préalable d'au moins trois ans dans une fonction de secrétariat est nécessaire.

Connaissances spécifiques

Excellente connaissance et maîtrise des outils informatiques courants (MS Office : Word, Excel, Powerpoint, Internet, Outlook…);

Excellente connaissance et maîtrise des outils informatiques spécifiques et de gestion au DIP (nBDS, SMOG, SIRH, GECO, CFI);

Excellente orthographe française, capacité à rédiger de manière autonome;

Capacité d'analyse et de synthèse;

Capacité à rendre compte d'un entretien ou d'une séance, en en dégageant le sens et les perspectives;

Autonomie, sens de l'organisation pour assumer une fonction polyvalente, capacité à gérer les délais et les priorités;

Entregent, aptitude à travailler en équipe;

Connaissance du domaine scolaire et de l'enseignement.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'000 collaboratrices et collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copie des diplômes et certificats d'employeurs) en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.

DGEO

Chemin de l'Echo 5A

1213 Onex

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