Administrative:r Mitarbeiter:in am Departement Geistes-, Sozial- und Staatswissenschaften (m/w/d)

Als administrative Fachkraft unterstützen Sie die reibungslosen Abläufe im Departement und entlasten Departementsstab und Departementsleitung in operativen und planerischen Belangen. Ihre Aufgaben umfassen:

• Assistenz Stab D-GESS: Administrative Unterstützung der Stabsbelange.
• Studienadministration: Administrative Unterstützung des Studien- und der Doktoratsadministration. U.a. Mitwirkung bei der Verwaltung des Semesterprogramms der Studiengänge.
• Organisation und Planung: Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Sitzungen sowie Unterstützung von Gremien.
• Kommunikation & Information: Bewirtschaftung der Kommunikationskanäle des Departements (Website, Social Media) und Mitwirkung bei der Erstellung von Informationsmaterialien. Mitarbeit bei der Organisation von Departementsevents und öffentlichen Anlässen, z.B. Studieninformationstage.
• Allgemeine administrative Aufgaben: Pflege von Adresslisten/Datenbanken, Erstellung von Serienbriefen, Raumsuche und -reservationen, Schlüsselvergabe sowie Kontrolle und Erfassung von Hilfsassistent:innen-Stunden.

Als zupackende:r Sachbearbeiter:in zeichnen Sie sich durch Ihre selbstständige, zuverlässige und dienstleistungsorientierte Arbeitsweise sowie durch ein Flair für Aufgaben im Bereich Medien und Kommunikation aus.

• Ausbildung: abgeschlossene Berufsausbildung auf Stufe EFZ (oder gleichwertig).
• Fachwissen: vertiefte Kenntnisse der Prozesse und Abläufe in einem akademischen oder vergleichbaren Umfeld.
• Sprachen: stilsicheres Deutsch, gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Kompetenzen: ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen. Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen und die Fähigkeit, sich rasch in neue Verwaltungssysteme einzuarbeiten.