Sachbearbeiter*in Schulsekretariat (befr. bis 30.06.2026 mit Option auf Festanstellung), 60–80 % | Stadt Zürich

Per 1. Januar 2026 oder nach Vereinbarung suchen wir eine*n Sachbearbeiter*in Schulsekretariat / Schulleitungsassistenz, 60 - 80% befristet bis 30.06.2026 mit Option auf Festanstellung.

Aufgaben

Sie unterstützen die Gesamtschulleitung in administrativen, organisatorischen und kommunikativen Belangen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen Schulbetrieb bei.  Dabei übernehmen Sie unter anderem die folgenden Aufgaben:
 
Administrative Unterstützung der Schulleitung

• Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen und Schulveranstaltungen
• Erstellung und Pflege von Dokumenten, Präsentationen und Statistiken
• Bearbeitung von Anfragen und Korrespondenz (telefonisch, schriftlich)
• Organisation von Veranstaltungen der Geschäftsleitung und weiteren Leitungsgremien

 
Im Bereich des zentralen Schulsekretariats haben Sie u.a. folgende Aufgaben:

• Sicherstellung des Empfangs der HPS als erste Anlaufstelle telefonisch, per Mail und vor Ort in Aufgabenteilung
• Schlüsselverwaltung und Archivbewirtschaftung der HPS am Standort PFZ
• Mithilfe bei weiteren administrativen Aufgaben wie z.B. Bewirtschaftung des HPS-Internetauftritts, Büromaterialbeschaffung, Organisation von Schulkonventen etc.
• Stellvertretung und Unterstützung der Sachbearbeitung Schüler*innen-Administration.

Profil

• Einen freundlichen, wertschätzenden und kompetenten Umgang mit allen unseren Anspruchsgruppen persönlich, am Telefon und im Mailverkehr
• Zuverlässigkeit sowie dienstleistungsorientiertes Denken und Handeln
• Freude an Herausforderungen und Veränderung sowie selbständige Arbeitsweise
• Absolvierte Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann im öffentlich-rechtlichen Bereich (oder vergleichbare Ausbildung/Erfahrung); Kenntnisse im Schulwesen sind von Vorteil

Wir bieten

• Vielfältige und interessante Aufgaben mit Entwicklungspotential
• Ein wertschätzendes Arbeitsklima, wo Ihr Mitdenken erwünscht ist
• Ein zentral gelegener, moderner Arbeitsplatz in Zürich-Oerlikon
• Attraktive Anstellungsbedingungen gemäss städtischen Richtlinien

Über uns

Die Heilpädagogische Schule der Stadt Zürich (HPS) ist für die Schulung von rund 200 Schülerinnen und Schülern mit kognitiver und/oder mehrfacher Beeinträchtigung in der Stadt Zürich zuständig. Diese erfolgt dezentral in verschiedenen Regelschulstandorten der Stadt.

Die Zentralen Dienste der HPS befinden sich im Pädagogischen Fachzentrum (PFZ) beim Bahnhof Oerlikon und sind für den reibungslosen Ablauf der Unterstützungsprozesse in den Bereichen Führungsunterstützung, Schüleradministration, Finanzen und IT verantwortlich.