Assistent/in des Departementsvorstehers

Auftrag: Sie unterstützen die Departementsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen, insbesondere bei Politik- und Tagesgeschäften und sind Teil eines jungen, dynamischen Teams.

Verwaltung der Regierungsgeschäfte: Überwachung von Laufwegen und Fristen, Aktenaufbereitung der Sitzungen, Bewirtschaftung der Regierungsratsbeschlüsse sowie Koordination interkantonaler und nationaler Sitzungen. Verantwortung für die Aktenverwaltung und Kommunikation.

Geschäftskontrolle und Koordination im Konsul: Verwaltung der Geschäftskontrolle im Konsul, Überwachung von Pendenzen und Fristen, Koordination der Konsul-Releases. Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Schulungen sowie regelmäßiger Informationsaustausch.

Organisation und Koordination der Tagesgeschäfte: Eigenständige Terminbewirtschaftung, Korrespondenz, Organisation von Sitzungen und Verantwortung für Reden und Grussworte der Departementsleitung. Auskunftserteilung an Bürger, Medien und Institutionen sowie Umgang mit schwierigen Kunden.

Sozialkompetenz: Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten, Empathie und Konfliktlösungskompetenz sind erforderlich. Diskretion, Teamfähigkeit und die Fähigkeit, in stressigen Situationen ruhig und lösungsorientiert zu handeln, sind ebenfalls wichtig

Erfahrung: Langjährige Erfahrung in der admin. Unterstützung, idealerweise in der kantonalen Verwaltung. Kenntnisse in Aktenverwaltung, Terminmanagement und der Nutzung von Systemen wie Axioma. Erfahrung in der Kommunikation mit Ämtern und internen Stellen.

Persönlichkeit: Wir suchen eine kommunikative, organisierte, lösungsorientierte Persönlichkeit, die selbstständig arbeitet, diskret und teamfähig ist. Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, in einem dynamischen Umfeld zu agieren, sind zwingend erforderlich.

Ausbildung: Abgeschlossene Berufslehre (3 Jahre) im kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Eidg. Fachausweis (E-Profil). Weiterbildung zur Direktionsassistentin mit eidg. Fachausweis oder eine vergleichbare Qualifikation wird erwartet.

Sprache: Sie überzeugen mit sehr guten Deutschkenntnissen in Wort und Schrift, Französisch- sowie Englischkenntnisse sind wünschenswert und runden ihr Profil ab.