Administrative Sachbearbeiterin

Am Institut für Kunstgeschichte der Universität Bern ist per sofort oder nach Vereinbarung eine Stelle als
Administrative Sachbearbeiterin
mit einem Beschäftigungsgrad von 40-50%, vorerst befristet auf ein Jahr, zu besetzen. In diesem Jahr werden Sie von der Leiterin des Sekretariats in allen Bereichen eingearbeitet.
Das erwartet Sie:
Sie unterstützen die Abteilungsdirektor:innen in allen administrativen Belangen. Sie sind ein Organisationstalent, erledigen die anfallenden Arbeiten umsichtig sowie termingerecht und wissen Prioritäten zu setzen. Sie haben Freude an einer Drehscheibenfunktion sowie an Support- und Koordinationsaufgaben und behalten auch in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf.

• Leitung des Sekretariats
• Administrative Aufgaben im Bereich der Personalverwaltung, z.B. Vorbereitung von Einstellungen, Absenzen-, Zeit- und Gehaltskontrolle und Quality Management (IKS)
• Budgetierung, Führung und Bewirtschaftung der Betriebs- und Drittmittelkredite, Debitoren- und Kreditorenworkflow, Trendrechnung
• Korrespondenz, Telefonbereitschaft und Bearbeitung des Tagesgeschäfts
• Organisation und Koordination von Anlässen, Veranstaltungen und Unterstützung in der Projektadministration, Arbeitssicherheit (KOPAS)

• Abgeschlossene kaufmännische oder gleichwertige Ausbildung, mehrjährige Berufserfahrung vorzugsweise in der universitären Administration
• Versierter Umgang mit IT-Tools (MS-Office, SAP etc.)
• Hohe Fach- und Sozialkompetenz, Teamfähigkeit
• Sehr gute Selbstorganisation und ein hohes Mass an Verantwortungsbewusstsein
• Exakte und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Freude an der Protokollführung

• Vielseitiges und interessantes Aufgabengebiet in einem freundlichen Team mit moderner Infrastruktur
• Attraktiver Arbeitsplatz im Zentrum der Stadt Bern
• Anstellungsbedingungen gemäss Personalreglement des Kantons Bern
• Für die auf 31.12.2026 befristete Stelle besteht eine Option auf Verlängerung und per Ende 2026 auf Umwandlung in eine unbefristete Stelle mit einem Beschäftigungsgrad von 80-100%

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!
Für Fragen steht Ihnen Nadia Wipfli, Sekretariatsleiterin, unter der Telefonnummer +41 31 684 47 28 gerne zur Verfügung.

Ihre Bewerbung in einem PDF mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, detailliertem Lebenslauf mit Anstellungsdaten in Monaten und Jahren, Zeugnisse, Diplome) senden Sie bitte elektronisch bis am 15. Oktober 2025