Die Administration umfasst vielfältige kaufmännische Tätigkeiten:

• Empfang & Sekretariat: Telefonzentrale, Besucherempfang, allgemeine Korrespondenz.
• Assistenz: Direktionsassistenz, Teamassistenz, Geschäftsführungsassistenz.
• Office Management: Büroorganisation, Bestellwesen, Eventorganisation.
• Back Office: Datenpflege, Dokumentenmanagement, Archivierung.
• Verwaltung: Mitgliederverwaltung, Vereinsadministration, Stiftungsarbeit.
• Spezialisiert: Rechtsanwaltssekretariat, medizinische Sekretärin, Bausekretariat.

Die Gehälter variieren je nach Verantwortung und Branche:

• Empfangsmitarbeiter/in: CHF 50'000 – 65'000
• Kaufmännische/r Angestellte/r: CHF 55'000 – 70'000
• Teamassistenz: CHF 60'000 – 80'000
• Direktionsassistenz: CHF 75'000 – 100'000
• Office Manager: CHF 70'000 – 95'000
• Executive Assistant: CHF 90'000 – 130'000

Hinweis: In Grosskonzernen und Anwaltskanzleien sind die Gehälter oft höher.

Der klassische Weg führt über eine kaufmännische Ausbildung:

• KV-Lehre: Kaufmann/-frau EFZ – die häufigste Grundbildung.
• Büroassistent/in EBA: 2-jährige Attestausbildung für praktisch Begabte.
• Direktionsassistent/in: Eidgenössischer Fachausweis für Assistenzpositionen.
• Handelsmittelschule: Schulische KV-Ausbildung mit Berufsmatura.
• Quereinsteiger: Mit guten Sprachkenntnissen und Office-Skills ist der Einstieg möglich.

Administrationsfachleute brauchen eine Kombination aus Hard- und Soft Skills:

• Organisationstalent: Termine koordinieren, Abläufe planen, Prioritäten setzen.
• Kommunikation: Freundliches Auftreten, professionelle Korrespondenz.
• Sprachen: Deutsch perfekt, Englisch und/oder Französisch je nach Region.
• IT-Kenntnisse: MS Office, Outlook, idealerweise ERP-Systeme.
• Diskretion: Vertrauliche Informationen professionell behandeln.
• Flexibilität: Wechselnde Aufgaben und Prioritäten souverän meistern.

Administrationsfachleute werden in praktisch allen Branchen gebraucht:

• Grosskonzerne: Nestlé, Novartis, Roche – grosse Admin-Teams
• Kanzleien: Anwaltskanzleien, Notariate, Steuerberatungen
• Spitäler: Medizinische Administration, Patientenaufnahme
• Öffentliche Verwaltung: Bund, Kantone, Gemeinden
• Verbände & NGOs: Mitgliederverwaltung, Projektadministration
• KMU: Kleinere Firmen suchen oft Allrounder für die gesamte Administration

Administrationsstellen werden über verschiedene Wege besetzt:

• FunkyJobs: Aktuelle Admin-Jobs von KMU bis Grosskonzern.
• Temporärbüros: Viele Assistenz- und Empfangsstellen werden temporär besetzt.
• Karriereseiten: Grosse Arbeitgeber inserieren auf eigenen Portalen.
• LinkedIn: Assistenzstellen werden oft direkt auf LinkedIn ausgeschrieben.
• Initiativbewerbung: Besonders bei KMU erfolgversprechend.